5 nástrojov pre jednoduchšiu komunikáciu s tímom, keď podnikáte online

Filipiny - online podnikanie

Filipíny – online podnikanie

Rozhovory v kancelárii, porady, či pracovné stretnutia sú bežnou súčasťou života ľudí, ktorí pracujú v určitej spoločnosti.

Fungovanie tímu je približne rovnaké bez ohľadu na to, pre ktorú spoločnosť pracujete. Asistentka, na základe podnetu od manažéra, zorganizuje poradu. Telefonicky, emailom alebo vyznačením termínu porady do kalendára pozve všetkých zúčastnených, vrátane manažéra.

Na porade manažér rozdelí úlohy, ktoré je potrebné spraviť pre naplnenie dôležitého cieľa spoločnosti. A môže sa pracovať. 🙂

Ak na úlohe spolupracujete s kolegom, stačí, ak sa v kancelárii dohodnete, ktoré úlohy spravíte vy, a ktoré váš kolega. Komunikácia zoči voči, telefón, emaily a iné komunikačné nástroje spoločnosti (podnikový „chat“ – čítaj čet) fungujú naplno.

Ako však komunikovať s tímom, ktorý sa nenachádza na jednom mieste?

Online podnikanie má svoje špecifiká. Je úplne bežné, ak tím pozostáva z ľudí, ktorí nepochádzajú z toho istého mesta. Pri výbere expertov do tímu sa kladie dôraz predovšetkým na ich znalosti a zručnosti.  Kde sa fyzicky nachádzajú, nie je až také dôležité.

Dnešná technická doba nahráva online podnikaniu. Stačí vám pripojenie na internet a s členmi vášho tímu sa veľmi ľahko spojíte, či už sú z Košíc alebo z Bratislavy. Telefón, Hangout, Skype, Facebook sú skvelými pomocníkmi, ktorý uľahčujú komunikáciu, aj keď ste niekoľko kilometrov od seba.

Nevravím, že s členmi môjho tímu som v spojení iba virtuálne. To nie. Určite sa veľmi radi stretneme a pokecáme aj naživo.

Chcem len zdôrazniť, že dnes komunikovať s inými ľuďmi je oveľa jednoduchšie, ako to bolo v minulosti.  Pokojne môžete cestovať, plniť si vlastné sny a so svojim tímom aj naďalej ostať v kontakte.

S priateľkou Denisou sme momentálne na Filipínach. Okrem časového posunu a exotickejšieho pozadia, ktorý môj tím vidí pri komunikácii so mnou, sa nič nezmenilo. Všetko funguje v zabehnutých koľajách.

Veľmi nám pri tom pomáhajú nástroje, vďaka ktorým ostávame v spojení a komunikácia je viac efektívna. Poďme si ich postupne predstaviť:

 

Teamwork

Teamwork je nástroj, ktorý slúži predovšetkým na zadávanie úloh. Úlohy si zadáte sami, alebo vám ich niekto pridelí. Výhodou je, že pravidelné úlohy si nemusíte v Teamworku zadávať každý deň. Stačí, ak pri prvom zadaní vyznačíte, že ide o opakujúcu sa úlohu.

V Teamworku si môžete vytvárať projekty, ktoré pozostávajú z určitých úloh. Napríklad projekt „Presvedčivé telefonáty“ obsahuje všetky činnosti, ktoré je potrebné spraviť ešte pred spustením online kurzu Presvedčivé telefonáty – od samotnej myšlienky, cez vytváranie obsahu, natáčanie videí až po propagáciu.

Projekt s určitými úlohami sa vám zíde aj v budúcnosti. Keď budete vytvárať podobný projekt (v mojom prípade nový online kurz), už nemusíte rozmýšľať, čo všetko k tomu potrebujete spraviť. Stačí predošlý projekt skopírovať a doplniť ho o úlohy, ktoré sú typické pre nový nový projekt. Kopírovaním a úpravou existujúceho projektu sa vyhnite zdĺhavému zadávaniu úloh na podobnom projekte.

Teamwork je geniálny nástroj nielen pre manažérov, ktorí si v ňom môžu odsledovať plnenie jednotlivých úloh, ale aj pre samotných členov tímu. Spolupracovníci vedia, čo majú robiť a ako dlho im to bude trvať. Jednoducho si naplánujú, ako bude vyzerať ich celý deň.

Manažér v Teamworku vidí, koľko jeho tímu trvá plnenie určitých úloh. Ak niektorá z úloh zaberá príliš veľa času a neprináša želaný efekt, je na rade optimalizácia činností. Zbytočná činnosť sa nahradí inou, ktorá bude viac smerovať k naplneniu cieľa.

Teamwork je nástroj pre korektnú spoluprácu. Online podnikateľ presne vie za čo platí. Na druhej strane aj tímu je jasné, ktoré činnosti si môže zahrnúť do faktúry a očakávať za nich platbu.

Súčasťou Teamworku je aj kalendár. Môžete si do neho zaznačiť termíny publikovania článkov, porady, stretnutia, či semináre určené pre klientov.

Ako môžete vidieť, Teamwork je naozaj rôznorodý nástroj. A to som spomenul len jeho základné funkcie. V skutočnosti je tam toho oveľa viac.

 

Slack

Ak je vám blízka jednoduchá komunikácia s členmi vášho tímu, Slack je na to ako stvorený. Ide o komunikáciu vo forme „chatu“.

V minulosti som s ľuďmi, ktorí so mnou spolupracovali, komunikoval prostredníctvom Teamwork „chatu“. Posielanie správ a rýchla reakcia boli súčasťou našej efektívnej komunikácie, najmä keď som bol na niekoľko mesiacov v zahraničí.

„Chatovanie“ v Teamworku má jednu nevýhodu. Nie je tam možnosť vyhľadávania správ. Ak ste sa potrebovali dostať k určitej správe, nevyhli ste sa manuálnemu prehrabávaniu v histórii správ. V Slacku je to oveľa jednoduchšie. Stačí do vyhľadávača zadať kľúčové slovo, ktoré je typické pre hľadanú správu a je to. Žiadne neustále rolovanie a hľadanie sa nekoná.

Ako už viete, spolupracujem s Erikom Hoffmannom a Michalom Kopeckým na projekte Webovač. Slack pri komunikácii myslí aj na takéto situácie. V Slacku sa dokážete prepínať medzi viacerými firmami, v ktorých pôsobíte. Jedným prepnutím komunikujem s chalanmi v rámci projektu Webovač, ďalším prepnutím komunikujem s mojimi ľuďmi v tíme v rámci firmy „Martin Mažár“.

So správnymi nástrojmi je komunikácia naozaj jednoduchá a rýchla. 🙂

 

Appear.in

Čas je veľmi vzácny, najmä vtedy, keď potrebujete niečo súrne vyriešiť a zdĺhavé písmenkovanie nie je tou najšťastnejšou voľbou. Vtedy prichádza na rad externá aplikácia Appear.in, ktorú máme spojenú so Slackom.

Ide o aplikáciu, ktorá vygeneruje linku pre váš video hovor. Potom link stačí zdieľať a diskusia s vašim tímom sa môže začať. 🙂

 

Supportbox

Ani v online podnikaní sa komunikácii pomocou emailov nevyhnete. Najmä ak komunikujete s klientmi. Slack, Hangout, Facebook sú skvelé možnosti pre komunikáciu s tímom. V prípade klientov to však treba viac smerovať k telefónu alebo emailu.

Supportbox je nástroj pre skvelú zákaznícku podporu. Nejde však o hocijaký nástroj. Najväčšiu výhodu Supportboxu vidím v prideľovaní emailov medzi členov v tíme.

Ak vám klient napíše email, že mu z určitého dôvodu nefunguje prístup do online kurzu, takýto email môže pokojne vybaviť kolegyňa, ktorá má komunikáciu s klientmi pod palcom.

Klient na to samotného Martina Mažára vôbec nepotrebuje. Je to problém, ktorý klient potrebuje vybaviť čo najrýchlejšie. Preto naň bude reagovať kolegyňa, ktorá má tieto záležitosti na starosti.

Ak príde email, ktorý je určený mne a nikto iný ho nemôže vyriešiť, kolegyňa mi ho pridelí.

Okrem prideľovania emailov, Support box meria základné štatistiky, akými sú napríklad dĺžka reakcie na prijatý email, hodnotenie vybavenia emailu… Vďaka tejto štatistike viete svoje podnikanie lepšie riadiť.

 

Google disk

Google disk (je súčasťou Google aps) je posledným nástrojom, ktorý uľahčí vaše online podnikanie. Google disk vám poskytuje priestor na ukladanie vašich dokumentov, ku ktorým sa potrebuje dostať aj váš tím.

Tvoríte s tímom e-book? Nie je problém. Na Google disku si založte dokument, v ktorom spíšete všetko potrebné. Výhodou je, že ak dokument sprístupníte svojim spolupracovníkom, dokáže ho písať spoločne (či už je to samotný text, alebo pripomienky na zlepšenie).

Vyhnete sa zbytočnému prenášaniu potrebných súborov na USB kľúči alebo posielaniu emailov, ktoré v prípade veľkých súborov môže byť veľmi nepohodlné.

Najprv som využíval osobný Google disk. Postupom času som prešiel na firemný Google disk, ktorý je viac profesionálnejší. Firmu mám rozdelenú do jednotlivých divízií. Každý v tíme vie, kde a čo má hľadať. Je to prehľadné a k potrebným súborom sa dostanete veľmi ľahko. Žiadne čakanie, vypisovanie a posielanie pracovných materiálov.

 

Toto je 5 nástrojov, ktoré využívam pre jednoduchšiu komunikáciu s mojim tímom:

  • Teamwork – nástroj na zadávanie úloh,
  • Slack – nástroj pre efektívnu komunikáciu pomocou rýchlych správ na „chate“,
  • Appier in – aplikácia, ktorá vygeneruje linku pre video hovor s ľuďmi, s ktorými spolupracujete,
  • Support box – nástroj na emailovú komunikáciu s klientmi, ktorý umožňuje prideľovanie emailov jednotlivým členom v tíme,
  • Google disk – priestor na ukladanie potrebných súborov, ku ktorým sa potrebuje dostať aj váš tím.

Ak vás článok inšpiroval a našli ste v ňom hodnotné tipy pre efektívnejšiu komunikáciu s vašim tímom, dajte mu „Páči sa mi“. Do komentárov mi napíšte, aký nástroj využívate pre lepšiu komunikáciu práve s vašim tímom. Som zvedavý 🙂

Zdieľať na FacebookuZdieľať na FacebookuZdieľať na LinkedIn